Kuolinpesän hallinnointiin liittyvät tehtävät ja vastuut jakautuvat usein pesän ilmoittajan ja uskottujen miesten kesken. Näiden roolien määrittely perustuu laissa säädettyihin velvollisuuksiin, ja niiden asianmukainen hoitaminen on olennaista kuolinpesän asianmukaiselle selvittämiselle. PK 20:6 § sisältää keskeisiä määräyksiä pesän ilmoittajan tehtävistä, ja samalla laissa käsitellään myös uskottujen miesten roolia ja vastuuta.
Pesän ilmoittajan rooli
Pesän ilmoittajan tehtävä on ilmoittaa pesään kuuluva omaisuus, jotta se voidaan edelleen luetteloida ja arvioida sekä huolehtia perunkirjoituksen järjestämisestä. Tärkeä huomio on se, että ilmoittajan ei tarvitse olla pesän osakas, vaan hänen tulee olla henkilö, joka on parhaiten perehtynyt pesän tilaan. Näin ollen esimerkiksi avoleski tai avioliiton leski, joka ei ole osakas, voi toimia pesän ilmoittajana.
Perunkirjoituksen järjestämisvastuu ja ilmoitusvelvollisuus eivät välttämättä ole saman henkilön vastuulla, ja ne määräytyvät eri sääntöjen mukaan. Lisäksi osakkaalla ja eloonjääneellä puolisolla on joka tapauksessa nimenomaiset velvollisuudet antaa tietoja perunkirjoitusta varten, vaikka joku muu toimisi pesän ilmoittajana.
Uskottujen miesten rooli
Uskottujen miesten, jotka osallistuvat perunkirjoitustoimitukseen, tulee olla sekä täysivaltaisia että oikeustoimikelpoisia. Heidän tehtäviinsä kuuluu omaisuuden luettelointi ja arviointi ja hyvän perunkirjoitustavan mukaan heidän tulee olla esteettömiä, eli he eivät saa olla osakkaita tai muussa intressisuhteessa pesään. Esteellisyys ei kuitenkaan tee perunkirjoitusta pätemättömäksi. Objektiivisuus suhteessa pesän intresseihin on kuitenkin tärkeää perunkirjoituksen luotettavuuden kannalta
Uskottujen miesten on oltava henkilökohtaisesti läsnä perunkirjoitustoimituksessa, ja heidän vastuulleen kuuluu antaa perukirjaan todistus siitä, että he ovat asianmukaisesti merkinneet kaikki tiedot ja arvioineet pesän varat parhaan ymmärryksensä mukaan.
Vastuut ja valvonta
Uskottujen miesten vastuu ulottuu myös ennen perunkirjoitusta tiedossa olleisiin seikkoihin, ja heidän tulee olla puolueettomia suorittaessaan tehtäviään. Mahdollinen jääviys voi vaikuttaa perukirjan luotettavuuteen, mutta se ei tee perunkirjoitusta pätemättömäksi.
Pesän ilmoittajan ja uskottujen miesten vastuuseen liittyy myös valaehtoinen vakuutus perukirjassa. Vakuutuksen antamisen laiminlyönti tai tahallinen virhe voi johtaa rikosoikeudellisiin seuraamuksiin, kuten veropetossyytteisiin
Oikeuskäytäntöön liittyen on huomionarvoista, että KKO:n ratkaisussa 2005:144 A ja B tuomittiin veropetoksesta, koska he olivat olennaisesti vaikuttaneet varojen jättämiseen merkitsemättä perukirjaan. Tapaus korostaa uskottujen miesten keskeistä roolia perunkirjoituksessa ja heidän vastuutaan.
Pesän ilmoittajalla on perintökaaren 20:6 perusteella velvollisuus merkitä perukirjaan valaehtoinen vakuutus, että ilmoittajan antamat tiedot ovat oikeita. Vastaava velvollisuus on käytännössä perittävän leskellä ja kuolinpesän osakkaalla. Valavelvollisuus voi kuitenkin kohdistua myös henkilöihin, jotka ovat ryhtyneet pesän omaisuutta koskeviin toimiin (esimerkiksi perittävän edunvalvoja). Valaehtoinen vakuutus on laajasti velvoittava ja koskee kaikkia pesän varoja ja velkoja. Perunkirjoituksen valvonta on tärkeää ja osakkailla, pesänselvittäjällä ja testamentin toimeenpanijalla on oikeus vaatia valaa. Tämän lisäksi oikeus on "jokaisella jonka oikeus saattaa olla tällaisesta valanteosta riippuvainen".
Varattomien pesien haasteet
Valtiokonttori ei lähtökohtaisesti ota hoidettavakseen varattomia pesiä. Tämä asettaa vastuun näiden pesien hoidosta epämääräiseksi, etenkin silloin kun osakkaat pysyvät passiivisina. Hautauskulut varattomien vainajien osalta myönnetään yleensä toimeentulotukena vainajan viimeisen koti- tai oleskelukunnan sosiaalitoimesta. Käytännöt vaihtelevat kunnittain siinä, missä perunkirjoitus hoidetaan, kun omaiset eivät ole aktiivisia tai suostuuko suoraan sanottuna mikään julkinen toimija ottamaan tehtävää hoidettavakseen. Usein paras ratkaisu on osakkaiden itse antaa toimeksianto lakimiehelle perunkirjoituksen laatimisesta ja maksaa kulut itse, olettaen että osakkaat haluavat mielenrauhan asian suhteen. Muutoin tilanne voi ajautua "limboon" jossa mitään ei välttämättä tapahdu, mutta koska tahansa velkojat voivat vaatia osakkaita velkavastuuseen.
Erityistapaukset
Erityistapauksena voidaan mainita perukirja, joka liittyy tilanteeseen, jossa henkilö ei ole jättänyt varoja eikä velkojakaan. Tällainen perukirja ei ole vaativa tai työläs, silloin kun omaisuus rajoittuu esimerkiksi pitovaatteisiin ja arvottomaan irtaimeen. Toisaalta, todella vaativa voi olla perukirjan laatiminen henkilölle, joka on velkaantunut useisiin paikkoihin eikä ole jättänyt omaisuutta edes pesänselvityskuluihin. Tälläin voi ongelmaksi muodostua se, että osakkaat joutuvat käytännössä itse maksamaan selvityksen tai laatimaan työlään ja hankalan perunkirjoituksen itse. Luotettava perukirja on välttämätön, jotta velkojat voivat realistisesti arvioida saatavansa ja välttää turhia perintäkuluja joista osakkaat voivat joutua henkilökohtaiseenkin vastuuseen.
Vaikka perintökaari mahdollistaa teknisesti ottaen laajankin vastuun kuolinpesän veloista, ei tätä vastuuta käyännössä usein sovelleta vaikka osakkailla on lähtökohtainen vastuu perunkirjoituksen toimittamisesta myös varattomissa varattomissa pesissä. Vaikka perunkirjoituksen laiminlyönti voi edelleen tuottaa osakkaalle lähtökohtaisen vastuun vainajan veloista, osakas voi vapautua tästä vastuusta osoittamalla, ettei laiminlyönnistä ole aiheutunut velkojille vahinkoa (PK 21:2 §). Mikäli pesässä ei ole reaalivaroja, perunkirjoituksen laiminlyönnistä ei juurikaan aiheudu vahinkoa velkojille, minkä vuoksi velkavastuusäännöksikin voi jäädä ilman seuraamuksia. Toinen on tilanne pesässä jossa on reaalivaroja, tällöin osakkaiden vastuu voi potentiaalisesti muodostua kohtuuttomankin suureksi.
Yhteenvetona
Pesän ilmoittajan ja uskottujen miesten roolit ja vastuut kuolinpesässä ovat tarkasti säädeltyjä, ja niiden asianmukainen hoitaminen on keskeistä perunkirjoituksen oikeudellisesti pätevän ja luotettavan suorittamisen kannalta. Välttämättömät valaehtoiset vakuutukset ja vastuuseen liittyvät seuraamukset korostavat tehtävien vakavuutta ja vaativuutta. Oikeusjärjestelmän valvonta ja mahdolliset rangaistukset toimivat tehokkaana keinona varmistaa, että pesän ilmoittaja ja uskotut miehet suorittavat tehtävänsä asianmukaisesti ja luotettavasti.